Eine Themenkonferenz findet in der Regel, beispielsweise bei einer Wochenzeitung einmal in der Woche, häufig zu Beginn, statt. Hierbei versammelt sich die gesamte Redaktion gemeinsam, um darüber zu sprechen, welche Themen und Inhalte diese Woche im Medium eine Beachtung finden sollen. Dies geschieht in der ersten Phase erst einmal als offene Runde, in der Gedanken und Ideen geäußert werden können. Diese werden dann von der Redaktion eingeordnet und gemeinsam gewichtet. Dabei wird darauf geachtet, dass es beispielsweise genügend internationale, bundesdeutsche, regionale und lokale Themen sind und dass die Inhalte in unterschiedlichen Themenfeldern, wie z.B. Politik, Wirtschaft, Kultur liegen. Danach wird festgezogen, welche genauen Inhalte in welchem Umfang recherchiert, geschrieben und veröffentlicht werden sollen. Häufig werden in dieser Phase der Themenkonferenz auch schon Aufteilungen gemacht, wer sich konkret um was kümmert.

Bei einer Themenkonferenz sollten möglichst alle Beteiligten gehört werden, sodass darauf geachtet wird, dass es keinen „blinden Fleck“ gibt und einige Themen völlig unbeachtet werden. Daher ist es so wie auch bei Redaktionsmitgliedern bzw. Mitarbeitenden in journalistischen Betrieben wichtig, dass eine möglichst hohe Diversität in beispielsweise Geschlecht, Alter oder Herkunft bei den Teilnehmenden der Themenkonferenz gibt. So kann sicher gestellt werden, dass viele Perspektiven auf das Geschehen geworfen werden und gleichzeitig auch alle Menschen in den Themen der Zeitung abgebildet fühlen.

Ein mögliches Teilresultat einer Themenkonferenz könnte so aussehen (natürlich wäre die Anzahl der Themen für die gesamte Zeitung deutlich höher):

• Thema: China, Russland, Amerika und Deutschland auf Kuschelkurs - Bereich: Politik Aufmacher - Umfang: 1 Seite Leitartikel - Zuständigkeit: Carla Kolumna
• Thema: Wie wir es schaffen mit Kaugummis reich zu werden! - Bereich: Service/Wirtschaft - Umfang: 1 Seite Dossier - Zuständigkeit: Robert Reportagi
• Thema: Kino und Theater die Fusion - Bereich: Kultur/Feuilleton - Umfang: halbe Seite Artikel + Interview - Zuständigkeit: Mia Meldung